Relance des pièces notaire, automatisée
Le dossier se remplit sans que personne ne relance à la main.
La checklist part au client dès l'ouverture du dossier. Les relances suivent au bon rythme et s'arrêtent dès qu'une pièce arrive. Vos collaborateurs reprennent le téléphone pour conseiller, pas pour réclamer.
- Une checklist adaptée à la vente, la donation ou la succession
- Des relances par mail et SMS qui s'arrêtent à réception
- Un tableau de complétude partagé avec toute l'équipe
Merci, c’est noté.
On revient vers vous sous 24h pour caler votre audit. À très vite.
On se branche sur Genapi, votre data room et votre messagerie
Une relance qui s'adapte au dossier, pas un mail type envoyé à tous
Selon le type d'acte, le système sait quelles pièces réclamer et à qui. Le client reçoit une demande claire, avec un lien pour déposer ses documents. S'il ne répond pas, une relance repart à J+3, puis à J+7. Dès que la pièce arrive, la relance s'arrête. Si rien ne vient au bout de deux semaines, le dossier remonte pour un appel.
- Le message reprend le nom du client et la pièce attendue
- Le rythme des relances se règle dossier par dossier
- L'escalade vers un appel se déclenche au bon moment
Bonjour,
Pour avancer votre dossier de vente, il nous manque votre pièce d'identité et un justificatif de domicile. Vous pouvez les déposer en deux clics.
Déposer mes piècesCe qui se passe entre l'ouverture du dossier et la pièce reçue
Jour zéro
Le dossier s'ouvre, la checklist part au client avec le lien de dépôt. Tout est listé, rien n'est oublié.
Jour 3
Les pièces manquantes sont relancées, une par une, sans renvoyer celles déjà reçues.
Jour 7
Une seconde relance part pour ce qui tarde encore, par SMS cette fois pour passer le bruit des mails.
Jour 14, l'humain reprend
Si une pièce manque toujours, le dossier remonte à un collaborateur pour un appel. Là, c'est vous qui décidez.
La même journée, sans les relances à la main
- Un collaborateur ouvre chaque dossier pour voir ce qui manque
- Il rappelle, laisse un message, renvoie un mail
- Personne ne sait d'un coup d'œil quels dossiers sont prêts
- La signature attend une pièce que personne n'a relancée à temps
- La checklist et les relances partent sans intervention
- Le tableau de complétude montre les dossiers prêts en temps réel
- Le collaborateur n'appelle que quand l'humain est vraiment utile
- Les pièces arrivent avant la date de signature
Ce qu'on nous demande sur les relances
Nos clients ne répondent pas aux mails automatiques.
C'est pour ça que le message est personnalisé, qu'il passe en SMS après quelques jours, et qu'il bascule vers un appel humain s'il reste sans réponse. L'automatique gère le volume, vous gardez les cas qui demandent un contact direct.
Ça remplace notre data room ?
Non. On se branche sur votre data room actuelle, NotaECHANGE ou autre, et sur votre Genapi. Le lien de dépôt envoyé au client pointe vers votre espace, pas vers un nouvel outil à apprendre.
Combien de temps pour mettre ça en place ?
Compter deux à trois semaines. On part de vos types de dossiers et de votre liste de pièces actuelle. Vous validez les messages et le rythme avant que ça parte chez un client.
Voyez vos dossiers se remplir tout seuls
On regarde un de vos types de dossiers et on vous montre les relances qu'on mettrait en place. Trente minutes, sans engagement.
- Réponse sous 24 heures
- On garde votre Genapi et votre data room
- Hébergement et données en France
Merci, c’est noté.
On revient vers vous sous 24h pour caler votre audit. À très vite.